Det mest grunnleggende konferansesystemet består av en mikrofon, forsterker, høyttalere og stasjonære skjermenheter (som stasjonære smartterminaler og LCD-skjermer). Kombinasjonen av disse enhetene utgjør et konferansesystem som tjener til å overføre lyd, vise informasjon og forsterke lyd, slik at brukere kan se, høre og snakke.
Med teknologiske fremskritt og økende funksjonskrav, spesielt den utbredte bruken av datamaskiner og nettverk, har omfanget av konferansesystemer utvidet seg. Det inkluderer nå stemmegivning/valg/overveielse, videokonferanser, eksterne videokonferanser, telefonkonferanser, simultantolking og skrivebordsskjermer. Dette er de grunnleggende elementene i et moderne konferansesystem, og en rekke relaterte enheter har dukket opp, som sentralkontroll, temperaturkontroll, lyskontroll, lydkontroll og strømkontroll. Drevet av moderne teknologisk utvikling er et konferansesystem nå definert som et komplett sett med maskinvare og programvare relatert til møter.
