Budsjettering for enturledersystemstarter vanligvis med feil spørsmål."Hvor mye koster dette?" er ikke spørsmålet som faktisk hjelper.
Det bedre spørsmålet er: hva er det virkeligekostnad for turledersystemper besøkende, over hvilken tidsperiode, under hvilken eierskapsmodell? To arenaer kan bruke svært forskjellige totalbeløp og fortsatt lande på en lignende kostnad per besøkende. Eller bruke lignende totalbeløp og havne i svært forskjellige økonomiske posisjoner - helt avhengig av om de kjøpte eller leide.
Hvorfor totalpris er et misvisende utgangspunkt
Et sett priset for 500 personer og et sett priset for 20 personer er ikke sammenlignbare med totalkostnad. Den delen er åpenbar.
Men kjøpere gjør den samme feilen i en mer subtil form hele tiden - når de sammenligner en fullkjøp av reiselederutstyrpris mot et leietilbud uten å normalisere noen av dem til en konsistent enhet.
Den mer nyttige sammenligningen er kostnad per mottaker, per dag med forventet bruk. Det står for både størrelsen på investeringen og hvor lang tid den trenger for å fortsette å tjene verdien tilbake.
Beregning av kostnad per besøkende
For kjøpt utstyr, ta den totale kostnaden og del den på antall besøkende systemet realistisk sett vil betjene i løpet av sin levetid. Ikke bare det første året.
Et sett som varer fem sesonger med daglig bruk har en mye lavere sannhetkostnad per besøkendeenn samme prislapp på utstyr som må skiftes ut etter atten måneder.
Dette er grunnen til at produksjonskvalitet og batterilevetid er viktig for en budsjettbeslutning, ikke bare en teknisk. Billigere utstyr som svikter tidlig, er faktisk ikke billigere når erstatningskostnadene er tatt med.
Utleiematematikk fungerer annerledes. Beregningen per-hendelse er enkel. Men det blander seg over tid på en måte som er lett å undervurdere.
Å leie for en enkelt sesongbegivenhet kan være det laveste-alternativet. Å leie gjentatte ganger, for et sted som kjører turer året-om, koster nesten alltid mer totalt enn et-engangskjøp - når nok leiesykluser samler seg.
Når leie av turguideutstyr gir mening
Utleie har en tendens til å gi økonomisk mening i noen få spesifikke situasjoner:
- En-engangs eller sjelden begivenhet - en enkelt konferanse, en sesongbasert festival, en kort-utstilling.
- Et sted som tester om guideutstyr er verdt å ta i bruk før du forplikter deg til et fullt kjøp.
- En settstørrelse som er langt større enn normal drift rettferdiggjør å eie direkte. Et stort årlig arrangement som trenger 300 mottakere en gang i året, men bare 30 for daglig drift resten av tiden, er en lærebokutleiesak.
Utleie fjerner også vedlikeholds- og lageransvar. Det har virkelig verdi, selv om det sjelden blir talt. Ingen ladeinfrastruktur å administrere. Ingen batteribyttesyklus. Ingen lagringsplass nødvendig i lavsesongen.-
Når du kjøper et turguidesystem, gir det mer mening
Innkjøp vinner vanligvis økonomisk for ethvert sted som kjører turer regelmessig - daglig eller nesten-daglig drift, reduserer kostnadene per-bruk av eid utstyr raskt sammenlignet med gjentatte leieavgifter.
Innkjøp åpner også døren tilOEM tilpasning. Merkevarebygging, frekvenskonfigurasjon, den typen utstyrspresentasjon som er viktig for arenaer der hvert berøringspunkt for besøkende reflekterer på vertsorganisasjonen. De fleste utleieordninger tilbyr ikke dette.
Avveiningen- er kapitalkostnader på forhånd, pluss løpende ansvar for vedlikehold, lagring og eventuell utskifting. Disse kostnadene er reelle. De er bare mindre synlige enn en enkelt kjøpspris - som er verdt å budsjettere for eksplisitt, i stedet for å anta at utstyr fortsetter å fungere i det uendelige uten ytterligere investeringer.
En middelvei: Å eie kjerne, leie topper
Noen arenaer deler forskjellen.
De eier et baseline-sett dimensjonert for vanlig daglig drift. Lei deretter tilleggsutstyr for uvanlige høye perioder - en stor årlig festival, et uvanlig stort delegasjonsbesøk.
Dette holder kjerneinvesteringen på linje med faktisk vanlig bruk. Den dekker fortsatt sporadiske pigger uten at en stor ledig utstyrsflåte står ubrukt det meste av året.
Bygge et realistisk budsjett
Før du ber om tilbud, kartlegg tre tall:
Typisk daglig besøksvolum. Topp-dagers besøksvolum. Hvor mange dager per år arrangerer stedet faktisk turer.
Disse tre tallene, mer enn noen enkelt spesifikasjon eller prispunkt, bestemmer om kjøp, utleie eller en hybrid tilnærming gir den laveste faktiskekostnad per besøkendeover tid. De er verdt å bringe inn i en samtale med en leverandør - et mer nyttig utgangspunkt enn et generelt budsjetttall alene.
Vanlige spørsmål
Spørsmål: Er det en tommelfingerregel for hvor mange utleiearrangementer "break even" mot et kjøp?
A: Det varierer etter utstyrskostnad og leiepriser. Vanligvis nærmer eller overskrider et lokale som leier samme-sett sett i samme størrelse mer enn en håndfull ganger i året, det et direkte kjøp ville ha kostet -, spesielt når flere år vurderes sammen. Å kjøre de faktiske tallene for en bestemt settstørrelse og leiepris er mer pålitelig enn en generisk tommelfingerregel.
Spørsmål: Har kjøpt utstyr løpende kostnader utover den opprinnelige kjøpesummen?
A: Ja. Vedlikehold, sporadisk utskifting av batteri eller komponent og lagring representerer reelle løpende kostnader. De bør tas med i en kjøpsbeslutning, selv om de er mindre synlige på forhånd enn den opprinnelige prislappen.
Spørsmål: Kan et lokale bytte fra å leie til å eie senere uten å miste fordelen med tidlig leiebruk?
A: Generelt ja. Mange arenaer starter med utleie for å teste etterspørselen eller håndtere en enkelt begivenhet, for så å gå over til kjøp når turvolumet rettferdiggjør investeringen. Det er ingen iboende straff for denne tilnærmingen - det er en rimelig måte å risikere-den første avgjørelsen.
